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文件控制程序
2011-3-29 17:03:08  | 文字【 】【打印


1 目的
对文件进行有效的控制,确保相关部门及时得到并使用文件的有效版本。
2 范围
适用于与质量体系有关的内部文件和外部文件的控制。
3 职责
3.1 综合业务室负责文件的保存、发放、回收、销毁并做好相关质量记录。
3.2 所长负责文件的发放范围及质量手册和程序文件的批准,并负责对现有体系文件进行定期评审。
3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4 工作程序
4.1文件的分类
本所文件分为以下几类:
a) 质量手册:包括分支文件41个。
b) 程序文件:共有程序文件26个。
c) 作业指导书:操作规程及检定系统框图共18个文件。
d) 记录:包括各种质量记录和检定、校准和检测原始记录
e) 技术文件:包括检定规程、技术规范、国家标准等。
f) 其他支持性文件:包括法律、法规及上级文件等。
4.2 文件的编号
4.2.1质量手册编号为LCJL01-2007,其分支文件编号为LCJL01-×××-2007。
4.2.2 程序文件的编号为LCJL02-×××-2007。
4.2.3 作业指导书的编号为LCJL03-×××-2007。
4.2.4记录的编号为 LCJL04 - ×××-2007,其中质量记录的编号为   LCJL04-0××-2007,检定、校准和检测原始记录编号为LCJL04-1××-2007。
4.2.5技术文件的编号为 LCJL05 - ×××-2007,其中检定规程的编号为LCJL05-0××-2007,技术规范、国家标准LCJL05-1××-2007。
4.2.6 其他支持性文件的编号为LCJL06-×××-2007。
注:1. 0××、1××、2××为从001、101、201开始的流水号。
               2. 文件版本采用A、B、C、D……的方式。
3. 文件修改次数采用0、1、2、3……的方式。
4.3 文件的编号与审批
4.3.1 质量手册、程序文件由综合业务室负责编写,副所长审核,所长审批。
4.3.2 操作程序、检定系统框图由专业检定、检测站编写,专业检定、检测站站长审核,副所长批准。
4.3.3 质量记录由综合业务室编制,检定、校准和检测原始记录由检校人员根据检定规程、技术规范的要求编制。
4.4 文件的发放
综合业务室应在文件上注明发放编号、发放日期,加盖“受控文件”印章。文件领用者应在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上签字。
4.5文件的更改
4.5.1 文件需要更改时,申请者填写LCJL04-005-2007《文件更改申请》,经原审批者批准后方可进行。
4.5.2 更改者将更改后的正稿及相应的LCJL04-005-2007《文件更改申请》交综合业务室,由综合业务室对文件进行统一变更。
4.5.3 文件变更后,由综合业务室进行发放,收回相应的作废文件,并在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上登记。
4.5.4 文件的更改可采用划改或用更改页替换作废页的形式进行。
4.5.5 文件经一定次数的更改后,由所长批准后应重新换版。
4.6.3 因丢失而补发的文件,应给予新的发放号,并注明丢失文件的发放号失效。
4.6.4 提供给顾客、认证机构、授权机关的文件,应加盖“非受控文件”印章。
4.6.5 文件的领用与收回均应在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上登记签字。
4.7 文件的保存及销毁
4.7.1 所有文件的原稿由综合业务室统一保存,各部门负责保存相关带有受控标识的文件。文件应有序的加以保存,以便存取和查阅。
4.7.2 综合业务室负责编制并及时更新LCJL04-002-2007《文件最新状况一览表》,以反映文件版本的最新状况。
4.7.3 作废文件如有他用,其原稿应加盖“作废文件”印章,保存于综合业务室。
4.7.4 其于作废文件由综合业务室收集后统一销毁。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 综合业务室由专人负责订购相关国家计量检定规程、技术规范、国家标准的最新版本,统一编号管理,并编制LCJL04-003-2007《现用国家检定规程、技术规范一览表》。
4.8.2 有关法律、法规、上级文件,均由综合业务室编号保存。
4.8.3 所有外来文件均由综合业务室编制LCJL04-007-2007《外来文件清单》,领用时均应填写LCJL04-006-2007《文件领用申请》,并在LCJL04-004-2007《文件收发登记表》上签字。
4.9 文件管理
4.9.1 综合业务室编制LCJL04-001-2007《文件控制台帐》,对文件进行统一管理。
4.9.2 本所文件以书面形式为准,存在电子媒体中的文件,不作为执行的依据。
4.9.3 任何人不得在受控文件上乱涂抹、乱划改,禁止未经批准的外借、
复制受控文件,确保文件的清晰、整洁、完好和安全。
4.9.4 综合业务室每三个月对文件进行一次全面检查,检查各类在用文件的有效性,发现问题及时处理。
4.9.5 当本所的内部运作及外部法律、法规、规范、标准变更时,应及时更改相应的质量体系文件。
4.9.6 每年三月份由所长组织对现有质量体系文件进行评审,必要时予以修订。
4.9.7 记录的管理执行所管理标准LCJL02-003-2007《记录管理程序》。
5 相关支持性文件
5.1 LCJL02-003-2007《记录管理程序》。
6 相关质量记录
6.1 LCJL04-001-2007《文件控制台帐》。
6.2 LCJL04-002-2007《文件最新状况一览表》。
6.3 LCJL04-003-2007《现用国家检定规程、技术规范一览表》。
6.4 LCJL04-004-2007《文件收发登记表》。
6.5 LCJL04-005-2007《文件更改申请》。
6.6 LCJL04-006-2007《文件领用申请》。
6.7 LCJL04-007-2007《外来文件清单》。
4.6 文件的领用
4.6.1 当因文件丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、认证机构、授权机关等)而需要领用时,由申请者填写LCJL04-006-2007《文件领用申请》,经副所长批准后方可领用。
4.6.2 因破损而重新领用的新文件,发放号不变,并收回相应旧文件。
 
 


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